1. Загальні положення

1.1. Відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” регламент виконавчого комітету регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету районної ради (далі виконавчий комітет).

1.2. Виконавчий комітет є виконавчим органом районної ради, який утворюється нею на строк її повноважень.

1.3. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, розпорядженнями обласної державної адміністрації, загальнообов’язковими рішеннями обласної ради, рішеннями та розпорядженнями Чернівецької міської ради і її виконавчого комітету, рішеннями районної ради.

1.4. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербові печатки, бланки з державним Гербом, рахунки в банківських установах.

1.5. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним районній раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади підконтрольним також виконавчому комітеті Чернівецької міської ради.

1.6. Виконавчий комітет утворюється у відповідності до статей 26, 51, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.

Кількісний склад виконавчого комітету визначається районною радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується районною радою за пропозицією голови районної ради.

1.7. Виконавчий комітет здійснює свої повноваження на підставі ст. 52, 53 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, розглядає і вирішує питання, віднесені цим Законом до відання виконавчих органів ради.

1.8. Після закінчення повноважень районної ради VI скликання виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування радою нового складу виконавчого комітету.

2. Організація роботи виконавчого комітету

2.1. Організація роботи виконавчого комітету здійснюється шляхом проведення:

2.1.1. Засідань виконавчого комітету.

2.1.2. Оперативних нарад голови районної ради з заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, керівниками відділів, управлінь районної ради, керівниками підприємств, установ, організацій району, незалежно від форм власності, з питань, віднесених до компетенції районної ради.

2.1.3. Нарад-семінарів голови районної ради, заступника голови районної ради, заступників голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, які скликаються ними відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

2.1.4. Засідань комісій, створених Виконавчим комітетом для координації дій та організації роботи в тій чи іншій сфері (галузі) повноважень виконавчого комітету.

2.1.5. Загальноміських та загально-районних заходів чи зібрань (референдумів, громадських слухань, конференцій, зборів, круглих столів, прямих ліній тощо).

2.1.6. Створення комісій та робочих груп із спеціалістів виконавчих органів районної ради з залученням спеціалістів міської ради, підприємств, установ та організацій і членів політичних партій, громадських об’єднань, членів територіальної громади для вивчення питань і підготовки пропозицій керівництву районної ради та проектів рішень Виконавчого комітету, виконання інших доручень.

2.1.7. Об’їздів території, відвідувань підприємств, установ і організацій, зустрічей з мешканцями району, із метою ознайомлення з станом справ, оцінки соціально-економічної обстановки.

2.1.8. Видання розпоряджень та доручень голови районної ради, розпорядчих документів керівників виконавчих органів на виконання своїх функціональних повноважень, а також – розпорядчих документів вищих органів виконавчої влади, організації їх виконання.

3. Планування роботи

3.1. Практична діяльність Виконавчого комітету щодо реалізації повноважень, делегованих Чернівецькою міською радою, організовується відповідно до планів роботи, які затверджуються рішеннями Виконавчого комітету.

3.2. План роботи Виконавчого комітету складається, як правило, на півріччя та містить наступні розділи:

3.2.1. Питання для розгляду на засіданнях Виконавчого комітету.

3.2.2. Перелік рішень, хід виконання яких розглядається в порядку контролю.

3.3. Проекти планів виконавчого комітету розробляються загальним та організаційно-аналітичним відділами районної ради з урахуванням пропозицій постійних комісій, утворених радою та Виконавчим комітетом, депутатів, відділів, управлінь районної ради, членів виконавчого комітету, погоджених з заступником голови районної ради, з заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради та подаються на засідання Виконавчого комітету разом з проектом рішення.

Загальне керівництво за розробкою планів здійснює заступник голови районної ради, заступники голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, які за погодженням з головою районної ради мають право вносити зміни та доповнення до поданих проектів, враховуючи соціально-економічний стан району та виконання раніше прийнятих рішень.

3.4. План роботи Виконавчого комітету готується не пізніше як за місяць та подається на розгляд Виконавчого комітету не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.

3.5. Проект рішення про план роботи Виконавчого комітету візується заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, начальниками організаційно-аналітичного та юридичного відділів.

3.6. Зміни та доповнення до плану роботи Виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням Виконавчого комітету чи за резолюцією голови районної ради або особи, яка здійснює його повноваження.

3.7. План роботи не пізніше як у триденний строк після його затвердження надсилається виконавчим органам районної ради, постійним комісіям та виконавцям зазначеним у плані.

3.8. Контроль за виконанням плану роботи Виконавчого комітету здійснює заступник голови районної ради. 

3.9. У Виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готується організаційно-аналітичним відділом та подається на затвердження голові районної ради до 20 числа попереднього місяця.

3.10. При проведенні нарад, семінарів, конференцій та інших масових заходів розробляються плани їх проведення, які подаються на затвердження голові районної ради, заступнику голови районної ради або заступникам голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з розподілом функціональних повноважень не пізніше як за 2-5 днів до їх проведення.

3.11. Організаційне забезпечення роботи Виконавчого комітету, виконавчих органів районної ради здійснюється шляхом визначення відповідальних працівників за виконання планів (заходів) та покладання контролю на заступника голови районної ради.

4. Порядок проведення засідань виконкому

4.1. Основною формою роботи Виконавчого комітету районної ради є його засідання.

Засідання Виконавчого комітету скликаються головою районної ради. При його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції, або за дорученням голови районної ради - заступником голови районної ради.

4.2. Засідання Виконавчого комітету районної ради проводяться в третю середу місяця. При необхідності скликаються позачергові засідання Виконавчого комітету.

Початок засідань Виконавчого комітету – 16.00 год.

4.3. Засідання Виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.

Члени Виконавчого комітету зобов’язані брати участь в його засіданнях, а якщо з поважних причин такої можливості немає – про це ставиться до відома голову районної ради або заступника голови районної ради.

4.4. У засіданні Виконкому мають право брати участь депутати районної та інших рад, керівники виконавчих органів районної чи міської ради, а також запрошені представники підприємств, установ, організацій, трудових колективів, представники правоохоронних органів.

4.5. Повідомлення членів Виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів та осіб, зазначених у пункті 4.4., про дату, час і місце проведення засідання виконкому, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень здійснює загальний відділ.

4.6. Присутність запрошених осіб відповідно до списку, що додається до проекту рішення, ознайомлення їх з проектом рішення забезпечують відповідальні за підготовку питання на засідання Виконавчого комітету. Обов’язковим є запрошення голів постійних комісій, що мають відношення до питань, які вносяться на обговорення згідно з планом роботи.

4.7. Засідання Виконавчого комітету здійснюється згідно з порядком денним, який формує загальний відділ районної ради за погодженням з заступником голови районної ради. Не пізніше як за 3 робочих   дні до засідання Виконавчого комітету порядок денний та проекти рішень подаються голові районної ради, членам Виконавчого комітету.

4.8. Відкриває і веде засідання Виконавчого комітету – голова районної ради, а у разі його відсутності з поважних причин, - посадова особа, яка здійснює його повноваження.

4.9. Доповідають на засіданнях Виконавчого комітету керівники відділів, управлінь районної ради, а також керівники підприємств, організацій, установ.

4.10. Після кожних 1,5 години засідання оголошується перерва на 15 хвилин. У процесі обговорення питання, з дозволу головуючого, можуть проводитись дискусії та діалоги. Час дискусії до 5 хвилин зараховується кожному з її учасників як один виступ.

4.11. В окремих випадках засідання Виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету.

4.12. Засідання Виконавчого комітету оформляється протоколом.

4.13. Оформлений протокол, не пізніш 10 днів після засідання Виконавчого комітету, подається на підпис голові районної ради, або особі, яка здійснює його повноваження.

4.14. Оригінал протоколу, рішень з додатками формуються в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі протягом 2-х років, а потім передаються на постійне зберігання в архів.

4.15. Вилучення документів з протоколів засідань Виконавчого комітету районної ради, розпоряджень голови районної ради, службових документів у виконавчих органах районної ради за вимогою правоохоронних органів проводиться виключно з письмового дозволу голови районної ради у разі його відсутності особа, яка здійснює його повноваження.

Посвідчені належним чином копії вказаних документів надаються за вимогою правоохоронних органів, в установленому чинним законодавством порядку також з дозволу голови районної ради, а у разі його відсутності особа, яка здійснює його повноваження.

5. Підготовка проектів рішень

5.1. Офіційним документом, який приймається на засіданні Виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка, має реєстраційний номер, дату і підпис голови районної ради, засвідчене гербовою печаткою виконавчого комітету.

5.2. Рішення виконкому приймаються на виконання Указів Президента України, Постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень обласної, міської рад та її виконавчого комітету, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, а також до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями постійних комісій, виконавчих органів районної ради, підприємств, установ, організацій та громадян.

5.3. Проекти рішень розробляються також за вказівками (дорученнями) голови районної ради або в ініціативному порядку заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, керівниками виконавчих органів районної ради.

5.4. Контроль за підготовкою проектів рішень на розгляд Виконавчого комітету, їх доопрацюванням, організацією доведення рішень до виконавців, належного стану ведення діловодства, обліку покладається на заступника голови районної ради.

Організаційні заходи з цих питань здійснює загальний відділ.

5.5. Рішення повинні мати заголовок, що коротко і точно відображають їх зміст, констатуючу і розпорядчу частини, можуть мати додатки. У констатуючій частині стисло узагальнюються основні положення (позитивні та негативні). В розпорядчій частині вміщуються конкретні заходи по виконанню поставлених завдань та усуненню відмічених недоліків, терміни виконання, та відповідальні особи, за виконання рішень, а також особи на яких покладається контроль, обумовлюються форми та шляхи здійснення контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій).

Розпорядча частина викладається у вигляді пунктів з єдиною нумерацією арабськими цифрами.

У разі потреби окремі пункти можуть поділятися на підпункти другого і третього порядку, що нумеруються відповідно до взірців “3.1, 3.1.1.”. Сторінки документа також нумеруються.

5.6. Безпосередніми виконавцями проектів рішень є керівники виконавчих органів районної ради.

5.7. Подані проекти рішень повинні бути короткими і не перевищувати в об’ємі 2-3 друкованих сторінок, інформація – 4 друкованих сторінок вміщувати конкретні змістовні заходи, терміни, відповідальних за виконання та контроль.

До проекту рішення додаються: коротка інформація по суті питання, дані про доповідача, список запрошених осіб, перелік адресатів, яким необхідно надіслати прийняте рішення та необхідні документи, передбачені законодавством.

5.8. Проекти рішень Виконавчого комітету згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації» оприлюднюються їх виконавцями не пізніше як за 20 робочих днів до дати їх розгляду Виконавчим комітетом на офіційному веб-сайті районної ради в мережі Інтернет і знаходяться там до прийняття щодо них рішень Виконавчим комітетом.

5.9. Проекти рішень Виконавчого комітету з планових питань готуються керівниками виконавчих органів. Для підготовки проектів рішень Виконавчого комітету з планових питань, голова постійної комісії районної ради створює робочу групу.

Для докладного вивчення питання, за потреби, розробляється пам’ятка або перелік питань, на які необхідно звернути особливу увагу.

Крім доповідача з планового питання, виступає співдоповідач. Це, як правило – куратор галузі, представник постійної комісії районної ради, або запрошені представники підприємств, установ, організацій.

5.10. Персональну відповідальність за підготовку проектів рішень та наявність необхідних документів, на підставі яких пропонується прийняти рішення, несуть відповідні керівники виконавчих органів районної ради.

5.11. Проекти рішень, інші документи і матеріали з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету, подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше, як за три дні до його засідання, члени виконкому можуть вносити до них зміни і доповнення. Рішення приймаються або відхиляються виконавчим комітетом з усіх питань з врахуванням змін і доповнень до проектів.

Проекти рішень, що вимагають оперативного вирішення, з дозволу голови районної ради, можуть бути внесені на розгляд виконкому за день до його засідання або прийняті в робочому порядку шляхом опитування при наявності підписів двох третин членів виконавчого комітету від загального його складу.

5.12. Керівники виконавчих органів районної ради, що подають проекти рішень, зобов’язані погоджувати їх та додатки до них з усіма зацікавленими особами.

Поруч з підписом проставляється дата погодження.

Всі проекти рішень виконавчого комітету підлягають обов’язковому візуванню заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, начальником юридичного відділу.

Питання, пов’язані з виконанням бюджету і соціально-економічним розвитком району, в обов’язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням районної ради.

5.13. При внесенні пропозицій щодо визнання такими, що втратили чинність, або скасування рішення в цілому, внесення в рішення окремих змін, про що обов’язково необхідно вказати в назві рішення, виконавець зобов’язаний погодити такі проекти рішень із загальним відділом районної ради, ва рішення 2-річної давності і більше – з архівним відділом міської ради.

5.14. За наявності розбіжностей з проектом рішення або окремими його пунктами посадовою особою, яка не згідна або має окрему думку, додається довідка з обґрунтуванням неузгодженостей. На засідання Виконавчого комітету можуть вноситися альтернативні проекти рішень.

5.15. Погоджені з усіма зацікавленими сторонами проекти Виконавчого комітету з первинними до них документами подаються:

1) юридичному відділу районної ради для проведення юридичної експертизи;

2) загальному відділу районної ради, який проводить документальну експертизу щодо наявності в повному обсязі та відповідності первинним документам змісту тексту проекту та візує або дає висновок про усунення зауважень.

5.14. Після цього документ візується заступником голови районної ради та подається у загальний відділ для внесення до порядку денного засідання Виконавчого комітету.

5.15. Особи, відповідальні за підготовку проектів рішень, не пізніше як за 20 робочих днів до дати їх розгляду з метою прийняття, зобов’язані подати електронну версію проектів рішень до загального відділу, який робить відмітку про здачу рішення і передає у відділ комп’ютерно-технічного забезпечення для оприлюднення їх на офіційному веб-сайті Садгірської районної у м. Чернівцях ради мережі Інтернет.

5.16. Підготовлені проекти рішень Виконавчого комітету, в кількості 15 примірників подаються особами, відповідальними за підготовку проектів рішень, у загальний відділ районної ради не пізніше ніж за 6 календарних днів до засідання Виконавчого комітету.

5.17. Разам з проектом рішення Виконавчого комітету, первинними до нього документами, у загальний відділ районної ради надається і електронна версія проекту рішення. Відповідальність за відповідність електронної версії текстові оригіналу несе виконавець проекту рішення.

5.18. На основі поданих електронних версій проектів рішень загальний відділ створює систематизовану електронну базу проектів рішень виконавчого комітету районної ради.

5.19. Проекти рішень виконавчого комітету, інші документи подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше, як за три дні до його засідання, члени виконкому можуть вносити до них зміни і доповнення. Рішення приймаються або відхиляються виконавчим комітетом з усіх питань з врахуванням змін і доповнень до проектів.

5.20. Проекти рішень, що вимагають оперативного вирішення, з дозволу голови районної у місті ради, заступника голови районної ради, можуть бути внесені на розгляд виконкому за день до його засідання або прийняті в робочому порядку шляхом опитування, за наявності підписів двох третин членів Виконавчого комітету від загального його складу.

5.21. Доповнення до проекту рішення Виконавчого комітету, внесеного в порядок денний засідання виконкому, візується виконавцем, куратором галузі, начальником юридичного відділу, погоджується із заступником голови районної ради і разом з первинними документами подається в загальний відділ районної ради не пізніше як за 1 день до засідання Виконавчого комітету.               

6. Прийняття рішень

6.1. З усіх питань порядку денного з врахуванням змін і доповнень до проектів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, Виконавчий комітет приймає рішення. Рішення Виконавчого комітету приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу членів Виконавчого комітету і є обов’язковим для виконання.

6.2. Рішення Виконавчого комітету можуть прийматися без обговорення, якщо до проекту рішення не поступило зауважень і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету.

У разі незгоди голови районної ради з рішенням Виконавчого комітету районної ради, він може зупинити його дію своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд ради.

6.3. Рішення Виконавчого комітету прийняті з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень рішення протягом 3-х днів доопрацьовуються виконавцями з їх підготовки, загальним відділом і з необхідними візами надаються загальним відділом районної ради на підпис голові, або особі яка виконує його обов’язки. візуються, прошиваються і передаються на підпис голові районної ради.

Рішення виконкому підписує голова районної ради, або особа яка виконує його обов’язки, додатки до рішень – заступник голови районної ради, інформацію до планового рішення підписує голова постійної комісії районної ради та виконавець рішення.

6.4. Підписані рішення Виконавчого комітету реєструються в загальному відділі шляхом зазначення дати та присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова індексація рішень здійснюється в межах календарного року. Датою реєстрації рішення виконкому є дата його прийняття. Дата і номер зазначаються у визначеному на бланку місці.

6.5. У день підписання рішення або не пізніш як у 3-денний строк з дня підписання загальний відділ розмножує підписані рішення і протягом 5-ти днів надсилає їх виконавцям згідно зі списком розсилки.

6.6. Після одержання рішень виконавці в 3-денний термін, в разі необхідності, готують витяги з рішень, та подають загальному відділу районної ради для їх засвідчення.

6.7. Контроль за виконанням рішень Виконавчого комітету здійснюється зазначеними в них посадовими особами, а оперативний контроль, аналіз повноти їх виконання, підготовка аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечується загальним відділом.

Доручення виконкому оформляються протокольно, доводяться до відома виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання.

6.8. Після підписання рішення, при необхідності, виконавці розробляють заходи по його виконанню, які погоджуються з заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, керівником виконавчого органу, на якого покладено контроль за їх виконання.

6.9. Рішення Виконавчого комітету районної у місті ради набирають чинності з моменту їх прийняття та підлягають оприлюдненню на офіційному веб-сайті районної у місті ради протягом п’яти робочих днів з дня прийняття рішення, за винятком інформації, яка містить персональні дані громадян.

7. Скасування, або визнання такими, що втратили чинність рішень Виконавчого комітету та розпоряджень голови районної ради на підставі судових рішень (рішення, ухвали, постанови, протести)

7.1 Підставою для відміни рішення виконавчого комітету, розпорядження голови районної ради є:

7.1.1. Визнання недійсним (не чинним) на підставі рішення суду.

7.1.2. Визнання недійсним (незаконним) на підставі внесеного протесту.

7.1.3. За власною ініціативою, в разі необхідності.

7.2. Юридичний відділ або інший виконавчий орган, який представляє в суді інтереси Виконавчого комітету районної ради, чи голови районної ради або особи яка здійснює його повноваження, готує проект рішення Виконавчого комітету щодо внесення необхідних змін або скасування (визнання таким, що втратило чинність) раніше прийнятого рішення (розпорядження) в цілому.

8. Порядок підготовки та прийняття розпоряджень голови районної ради

8.1. Розпорядження приймаються на виконання повноважень, делегованих Чернівецькою міською радою, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень обласної державної адміністрації, розпоряджень міського голови та з метою оперативного вирішення питань, пов’язаних з життєдіяльністю району.

8.2. Проекти розпоряджень та додатки до них готують виконавчі органи районної ради з питань, що належать до їх відання.

8.3. Проекти розпоряджень візують відповідно до функціональних повноважень заступник голови районної ради, заступники голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, начальник юридичного відділу, керівники виконавчих органів, які готували документи та яким це було доручено. Якщо розпорядження пов’язане з виділенням коштів, його візує начальник фінансового управління та начальник відділу бухгалтерського обліку та звітності районної ради.

У розпорядженні зазначаються конкретні строки реалізації намічених завдань, відповідальні за виконання та контроль.

8.4. Завізовані проекти розпорядження з додатками, списком адресатів, яким слід направити розпорядження, подаються на розгляд і візування заступнику голови районної ради, заступникам голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, а на підпис голові районної ради – через загальний відділ районної ради.

8.5. Розпорядження підписує голова районної ради, а в разі його відсутності - заступник голови районної ради, заступники голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, які за письмовим чи усним розпорядженням голови районної ради отримали відповідні повноваження. Додатки до розпорядження підписує заступник голови районної ради, оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою Виконавчого комітету районної ради.

8.6. Підписані розпорядження реєструються у загальному відділі. Датою розпорядження є дата його підписання. Порядкова індексація розпорядження здійснюється протягом календарного року.

8.7. Загальний відділ розмножує підписані розпорядження і протягом 2-3 днів надсилає їх виконавцям.

8.8. Оригінали розпоряджень формуються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі 2 роки, після чого передаються на зберігання в архів.

8.9. Організаційно-технічний контроль за виконанням розпоряджень здійснює відповідно до розподілу обов’язків заступник голови районної ради, заступники голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради та загальний відділ.

9. Доручення голови районної ради

9.1. Головою районної ради даються доручення посадовим особам місцевого самоврядування на апаратних нарадах.

9.2. Засідання нарад оформляється протоколом, який веде начальник загального відділу.

9.3. Оформлений протокол подається на затвердження голові районної ради, або особі, яка виконує його обов’язки, в день проведення наради, або наступного після наради дня.

Доручення друкуються на бланках встановленого взірця і направляються протягом другого дня після наради виконавцям.

9.4. Доручення знімаються з контролю особисто головою районної ради. Підставою для зняття з контролю є ґрунтовна інформація виконавця, яка подається в загальний відділ.

9.5. Якщо виконати завдання у визначений термін не можливо, виконавець за 3 дні до закінчення строку подає на ім’я голови районної ради записку з обґрунтуванням цих причин, пропонує новий термін, який необхідний для реалізації доручення.

10. Проведення юридичної експертизи нормативних документів виконавчих органів районної ради

10.1. Всі проекти рішень Виконавчого комітету, розпоряджень голови районної ради та інші акти (статути, контракти тощо), які готуються виконавчими органами районної ради (надалі проекти) та подаються на розгляд органу, уповноваженому приймати рішення або голові районної ради, підлягають спеціальному редагуванню або обов’язковій перевірці начальником юридичного відділу на відповідність чинному законодавству.

10.2. Проекти рішень Виконавчого комітету повинні подаватися безпосереднім виконавцем зі всіма первинними документами. Первинні документи повинні бути зброшурованими і завіреними печаткою виконавчого органу районної ради, яка готувала проект. На звороті останньої сторінки первинних документів проставляється кількість сторінок, підпис відповідальної особи та печатка.

У констатуючій частині проекту рішення обов’язково вказуються норми законодавчого акта, на підставі яких приймається документ.

10.3. Проекти рішень Виконавчого комітету на юридичну та документальну експертизи подаються не пізніше як за 3 робочих дні до їх оприлюднення.

Начальник юридичного відділу проводить експертизу поданих проектів на відповідність їх чинному законодавству, візує їх та повертає виконавцю. Термін, необхідний для вивчення документів, не може перевищувати 2 календарних днів.

10.4. У разі невідповідності проекту вимогам чинного законодавства та якщо внесення до нього зауваження не враховано, начальник юридичного відділу, не візуючи проект, подає письмовий висновок з пропозиціями щодо законного вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником виконавчого органу районної ради, який готував проект документа. При цьому робиться такий запис: “Висновок додається – начальник юридичного відділу”, після якого ставиться підпис керівника і дата.

10.5. Начальник юридичного відділу візує проекти рішень за наявності віз керівників зацікавлених виконавчих органів районної ради або осіб, що тимчасово виконують їх обов’язки.

10.6. Візуванню підлягають кожна із сторінок проекту рішення Виконавчого комітету, в тому числі додатків. При цьому проставляється спеціальний штамп та підпис, або тільки підпис із зазначенням дати.

10.7. Прийняття нормативного документа без попереднього розгляду начальника юридичного відділу не допускається.

11. Організація контролю за виконанням документів

11.1. Контроль за виконанням документів органів вищого рівня, інших службових документів, рішень міської ради та її Виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, рішень районної ради, розпоряджень голови районної ради здійснюється головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з розподілом функціональних обов’язків, а також – керівниками виконавчих органів районної ради.

11.2. Організаційно-технічну роботу за здійсненням контролю виконує загальний відділ.

11.3. Акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, документи обласної ради, обласної державної адміністрації, міської ради та її виконавчого комітету розглядаються головою районної ради, а в період його відсутності заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради.

11.4. Документи органів вищого рівня без винятку реєструються в загальному відділі в день їх надходження і передаються голові районної ради.

11.5. На всіх розглянутих документах голова районної ради, а вразі його відсутності – заступник голови, заступники голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, пишуть резолюцію. Резолюція повинна містити такі обов’язкові елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, строк виконання, особистий підпис, дату. На документі повинно бути не більше однієї резолюції.

11.6. З резолюцією голови районної ради документ протягом дня доводиться до відома виконавця, який підписується в контрольному листі та ставить дату. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Їй надається право уточнення завдання, скликання співвиконавців на нараду, здійснення додаткових перевірок, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів, інформацій про виконання документів.

11.7. Строки виконання вказуються в документах або встановлюються головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, які фіксуються в резолюціях.

11.8. Строк виконання може бути продовжений лише особами, які його встановили. Продовження строку виконання повинно бути оформлено відразу ж після його отримання або не менш як за 3 дні до закінчення встановленого строку виконання.

11.9. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким це доручено.

11.10. На виконання нормативних документів органів вищого рівня можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

11.11. Виконавці рішень Виконавчого комітету, розпоряджень за 3 дні до закінчення встановлених контрольних строків подають керівництву через загальний відділ інформації про хід їх виконання, а про хід виконання документів довгострокової дії за підсумками календарного року – у січні.

11.12. Інформації та звіти про хід виконання контрольних документів підписують особи, на яких покладено контроль за виконанням.

11.13. Якщо в процесі виконання рішень Виконавчого комітету, доручень та розпоряджень з’ясувалося, що виконати їх у встановлені терміни неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обґрунтуванням причин.

11.14. Рішення виконавчого комітету , розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття з контролю рішень, розпоряджень є інформація про його виконання, підписана особою, на яку покладено контроль та завізована заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради яким підпорядкована дана галузь.

11.15. Рішення виконавчого комітету районної ради з планових питань знімаються з контролю після розгляду підсумкової інформації про хід його виконання на засіданні виконкому, а в разі повного усунення відмічених недоліків та зауважень – резолюцією голови районної ради на підсумковій інформації.

11.16. Для перевірки стану справ щодо виконання рішень Виконавчого комітету та підготовки проекту рішення про зняття його з контролю за пропозицією заступника голови районної ради, заступників голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, керівників виконавчих органів розпорядженням голови районної ради створюються комісії.

До складу комісії включаються спеціалісти та працівники виконавчих органів, не пов’язаних з підготовкою самого рішення, депутати.

11.17. Документи органів вищого рівня вважаються виконаними лише тоді, коли порушені в них питання вирішені і кореспонденту дана вичерпна відповідь по суті.

11.18. Після виконання документи знімаються з контролю, при цьому на документі і в контрольній карточці робиться відмітка про зняття з контролю.

12. Організація роботи із службовими документами, порядок їх проходження і виконання

12.1. Організація роботи із службовими документами у Виконавчому комітеті районної ради здійснюється відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 року № 1153, Інструкції з діловодства у Виконавчому комітеті районної ради та виконавчих органах районної ради.

12.2. Службові документи, які надійшли до виконавчих органів районної ради, передаються для реєстрації в загальний відділ. Реєстрація проводиться в день надходження документа.

На кожний документ оформляється реєстраційно-контрольна картка в інформаційно-довідковій базі службових документів.

12.3. Загальний відділ проводить попередній розгляд документів у день одержання або в перший робочий день в разі надходження їх у неробочий час. Після реєстрації документи подаються на розгляд голові районної ради, заступнику голови районної ради, заступникам голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу функціональний обов’язків.

Документи розглядаються керівниками в день їх надходження. Затримка розгляду документів допускається у виняткових випадках, але не більше як на 3 дні. Термінові документи розглядаються негайно.

12.4. Результати розгляду документів керівництвом фіксуються у резолюціях . Резолюція містить такі обов’язкові елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, терміни виконання, особистий підпис керівника, дату.

На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Наступні резолюції при необхідності деталізації порядку виконання документів фіксуються на окремому аркуші або спеціальному бланку.

12.5. Розглянуті документи передаються в загальний відділ. Зміст резолюції переноситься в реєстраційно-контрольну картку, яка міститься в інформаційно-довідковій базі службових документів. В день повернення документа він передається на виконання особам, вказаним в резолюції.

12.6. Безпосереднім виконавцем є особа, вказана в резолюції. Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа дорученого декільком виконавцям, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою, їй в першу чергу направляється документ на ознайомлення або подається ксерокопія документа.

Дана посадова особа має право проводити наради з питань організації виконання документа, здійснювати додаткові перевірки, аналізувати стан справ, виготовити підсумковий документ (довідка, інформація, лист-відповідь, тощо) та подавати на підпис керівнику, який поставив резолюцію.

12.7. Під час взяття документа на контроль в правому верхньому кутку аркуша та реєстраційно-контрольній картці ставиться штамп “Контроль” або літера «К», поруч з яким зазначається строк виконання документа. Відмітка про взяття документа на контроль заноситься і до реєстраційно-контрольної картки.

12.8. Службові документи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо їх вирішення. Рішення про зняття з контролю службового документа приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

В разі остаточного вирішення питання або за обставин недоцільності надалі здійснювати контроль, керівник виконавчого органу районної ради письмово звертається з клопотанням до відповідного керівника районної ради про зняття цього документа з контролю.

Працівники загального відділу районної ради періодично перевіряють ефективність такого контролю у виконавчих органах, подають заступнику голови районної ради відповідну інформацію.

12.9. Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків. На контрольні документи виконавцями готуються довідки-інформації, проекти розпорядчих документів, звітів, відповідей органам, від яких надійшов документ.

12.10. Якщо голова районної ради або інша керівна особа вважає проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на примірнику відповіді робить запис: “До справи”, підписує і зазначає дату. Дата надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітка про зняття документа з контролю заноситься до реєстраційно-контрольної картки.

12.11. Оригінали службових документів з усіма матеріалами щодо їх виконання повертаються у загальний відділ для формування справи, згідно з номенклатурою справ, занесення даних в інформаційно-довідкову базу службових документів та подальшого зберігання.

У разі необхідності доручення оригіналу документа до первинних документів проектів рішень, розпоряджень, виконавець повідомляє про це загальний відділ районної ради.

12.12. Вихідні та внутрішні документи готуються з ініціативи керівництва виконкому, відділів, управлінь районної ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

12.13. Обов’язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені.

Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсилці зазначається лише один адресат.

12.14. Вихідні документи, тексти яких перевищують одну сторінку формату А-4, мають заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені.

На останньому аркуші вихідного документа зазначається прізвище та номер службового телефону його безпосереднього виконавця, ініціали особи, яка надрукувала документ.

12.15. Вихідні документи, що готуються за підписом голови районної ради, візуються їх виконавцями, керівниками відділів, управлінь, заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, до компетенції яких згідно з функціональними повноваженнями відносяться питання порушені в документах.

Віза складається з прізвища особи, особистого підпису, дати.

Документи, адресовані в центральні органи влади, обласну державну адміністрацію, обласну раду, міську раду, правоохоронні та контролюючі органи, підписуються головою районної ради, у виключних випадках в разі його тривалої відсутності – заступником голови районної ради, заступникам голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, на якого покладено виконання обов’язків голови.

12.16. На підпис голові районної ради вихідні документи подаються через загальний відділ щоденно до 17-ї години. Подані після 17-ї години документи передаються на підпис голові районної ради наступного дня. Термінові документи передаються на підпис голові районної ради негайно, а у разі його відсутності – заступнику голови районної ради, заступникам голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

12.17. Підписані вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням.

12.18. Вихідні документи, службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, беруться на контроль.

Контроль та відповідальність за повноту і своєчасність виконання вихідних документів покладається на заступника голови районної ради, заступників голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, керівників відділів, управлінь до компетенції яких відносяться порушені в документах питання.

13. Порядок ведення діловодства в виконавчих органах районної ради

13.1. Порядок ведення діловодства в управліннях, відділах здійснюється відповідно до цього Регламенту та Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті районної ради та його виконавчих органах.

13.2. Діловодство у виконавчих органах районної ради здійснюється спеціально визначеними посадовими особами.

13.3. Реєстрація документів здійснюється за картковою, або якщо обсяг обігу документів незначний, за журнальною системою. Порядкова індексація документів здійснюється в межах календарного року.

13.4. Вся вихідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівникам виконавчих органів районної ради і згідно з резолюціями передається виконавцям. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку і в строки, визначені цим Регламентом.

13.5. Накази, що видаються в управліннях, відділах підписуються їх керівниками або заступниками керівників, які тимчасово виконують їх обов’язки, і засвідчуються печатками.

13.6. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих вихідних і внутрішніх документів здійснюється управліннями, відділами самостійно.

13.7. Документи постійного та тривалого строків зберігання перебувають у виконавчих органах районної ради 5 років, після чого передаються на зберігання міському державному архіву.

13.8. При зміні керівників у виконавчих органах районної ради складається акт приймання-передавання справ, за участю представника міського державного архіву, в якому зазначається кількість справ, які зберігаються у виконавчих органах ради.

14. Ведення діловодства з грифом “Для службового користування”

14.1. Ведення діловодства з грифом «Для службового користування» у районній у місті раді покладається на працівників загального відділу.

14.2. Порядок ведення діловодства з грифом «Для службового користування» здійснюється відповідно до п.6 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р.№ 1893.

15. Організація прийому громадян та порядок розгляду звернень у виконкомі районної ради

15.1. Робота із зверненнями громадян у виконкомі районної ради здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян”, «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 07.02.2008 року № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права громадян на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», діловодство з цих питань – відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. № 348.

15.2. Прийом громадян керівництвом здійснюється головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, начальниками управлінь та відділів районної згідно з графіком, затвердженим головою районної ради, який оприлюднюється на інформаційних стендах в районній раді.

Організаційне-технічне забезпечення роботи із зверненнями громадян, особистого прийому покладається на начальника загального відділу, до функціональних обов’язків якого входить питання роботи зі зверненнями громадян.

15.3. Контроль за виконанням доручень, даних керівництвом виконкому районної ради на прийомі, здійснює начальник загального відділу.

Виконавці через начальника загального відділу інформують відповідного керівника та громадянина про стан розгляду та прийняття рішення з порушених на прийомі питань.

15.4. Письмові звернення громадян реєструються в день їх надходження. На кожне звернення оформляються контрольно-реєстраційна картка встановленого взірця. Після чого звернення передаються на розгляд голові районної ради, заступнику голові районної ради, заступникам голови районної з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до розподілу обов’язків.

15.5. Звернення розглядаються керівництвом в день їх подання на розгляд. В окремих випадках вони можуть бути на розгляді довше, але не більше 3-х днів.

15.6. Результати розгляду звернень керівництвом фіксуються в резолюціях.

15.7. Розглянуті керівництвом звернення через начальника загального відділу передаються виконавцям в той же день під розписку. Оригінал звернення передається особі, що зазначена в резолюції першою. Якщо виконання порушених у зверненнях питань доручається кільком виконавцям, то координація і узагальнення цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Особі, зазначеній першою, звернення передається в першу чергу. Відповідь візують виконавці.

15.8. Звернення колективів, повторні, інвалідів ВВв, інвалідів загального захворювання, багатодітних сімей та інші, де цього вимагає резолюція керівництва, беруться на контроль.

Контроль виконання доручень керівництва щодо звернень громадян здійснюється начальником загального відділу. У разі потреби ним надається громадянам роз’яснення з порушених питань.

15.9. Звернення, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вирішення питання по суті. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль.

15.10. Якщо голова районної ради або інша керівна особа вважає проведену роботу достатньою, то на примірнику відповіді вона робить запис: “До справи”, підписує і зазначає дату.

15.11. Звернення з усіма документами про його розгляд повертаються до начальника загального відділу для формування електронної бази даних, архіву та подальшого зберігання.

15.12. Відповідальність за збереження матеріалів-звернень, які зняті з контролю, несуть начальник загального відділу та заступник начальника загального відділу.

15.13. Начальник загального відділу щоквартально аналізує стан роботи зі зверненнями, щорічно готує статистичні звіти про розгляд звернень громадян, раз в півріччя готує аналітичну інформацію про розгляд звернень громадян. Про порушення терміну розгляду звернення окремими виконавцями негайно інформує голову районної ради, заступника голови районної ради, заступників голови районної ради з питань виконавчих органів ради.

15.14. Організація обліку запитів на інформацію та контролю за дотриманням строків їх розгляду, надання звітів здійснює загальний відділ районної ради.

16. Вимоги до документів, що виготовлюються машинописними засобами або комп’ютерною технікою, розмноження документів

16.1. Друкування документів здійснюється працівниками відділів та управлінь районної ради. Проекти вхідних та внутрішніх документів (рукописи) повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником. Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються. На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до друку.

16.2. Документи друкуються відповідно до вимог, викладених в Інструкції з діловодства у Виконавчому комітеті районної ради та його виконавчих органів.

16.3 Відповідальність за зміст та грамотність тексту несе виконавець документа.

16.4. Документи і матеріали, підготовлені виконавчими органами районної ради, в яких є розмножувальна техніка, ними і тиражуються

Оригінали документів та виготовлені з них копії повертаються за належністю.

17. Ведення документації та організація роботи з кадрами

17.1. Ведення документації з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування здійснюється юридичним відділом, на який покладено обов’язки з кадрових питань, і включає в себе оформлення документів про призначення працівників на посади, їх переміщення, звільнення з посад, надання відпусток, застосування заохочень, тощо.

17.2. Організація роботи з кадрами в районній раді та її виконавчих органах здійснюється згідно з Положенням про юридичний відділ в Садгірській районній у м. Чернівцях ради та виконавчих органах, затвердженим розпорядженням голови районної ради, іншими нормативними актами з цих питань.

17.3. Призначення заступника голови районної ради, заступників голови з питань діяльності виконавчих органів ради, посадових осіб місцевого самоврядування та службовців виконавчих органів районної ради, оформляється розпорядженням голови районної ради.

17.4. При прийомі на роботу працівник подає необхідні документи, передбачені чинним законодавством, прийняті на роботу посадові особи місцевого самоврядування в присутності всіх працюючих виконавчого органу приймають Присягу посадових осіб місцевого самоврядування та підписують обмеження, пов’язані зі службою в органах місцевого самоврядування.

17.5. Начальник юридичного відділу зобов’язаний ознайомити прийнятого працівника з:

Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування”;

Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”;

Законом України “Про корупцію”;

Регламентами роботи районної ради та виконавчого комітету;

Інструкцією з діловодства у виконавчих органах районної ради;

Правилами внутрішнього трудового розпорядку;

Функціональними обов’язками (посадовою інструкцією).

Дані про ознайомлення з вищенаведеними документами заносяться до особової справи.

17.6. Документи з особового складу зберігаються у начальника юридичного відділу, на якого покладено обов’язки спеціаліста з кадрових питань у суворій відповідності до вимог чинного законодавства України протягом 75 років з подальшою їх передачею на зберігання в державний архів.

18. Порядок надання відпусток та відряджень працівникам виконавчих органів

18.1. Гарантії та відносини, пов’язані з відпустками регулюються Конституцією України. Законами України «Про відпустки», «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексом законів про працю України та іншими нормативними актами України.

18.2. Щорічно до 15 грудня керівники виконавчих органів районної ради складають графіки щорічних та додаткових відпусток працівників на наступний рік і подають їх в юридичний відділ, на якого покладено обов’язки спеціаліста з кадрових питань.

Складання графіків відпусток керівництва та апарату районної ради покладається на юридичний відділ, на який покладено обов’язки з кадрових питань.

18.3. Графіки щорічних та додаткових відпусток керівництва районної ради, працівників апарату виконавчих органів районної ради не пізніше 5 січня поточного року підлягають затвердженню головою районної ради.

18.4. Заяви працівників виконавчих органів про надання щорічних та додаткових відпусток відповідно до затверджених графіків візуються їх безпосередніми керівниками, заяви керівників виконавчих органів – заступниками за розподілом обов’язків та подаються начальнику юридичного відділу на якого покладено обов’язки спеціаліста з кадрових питань.

18.5. Надання щорічних та додаткових відпусток голові районної ради, заступнику голови районної ради, заступникам голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, посадовим особам місцевого самоврядування та службовцям виконавчих органів районної ради здійснюється розпорядженням голови районної ради.

18.6. Вирішення питань про надання посадовим особам місцевого самоврядування та службовцям виконавчих органів районної ради відпусток без збереження заробітної плати та за відпрацьовані вихідні чи святкові дні здійснюється головою районної ради.

18.7. Порядок направлення керівництва, інших працівників виконавчих органів районної ради у службові відрядження в межах України та за кордон регулюється відповідним чинним законодавством.

18.8. Рішення про відрядження посадових осіб та службовців районної ради приймає голова районної ради, про що оформлюється відповідне розпорядження.

19. Підготовка та проведення нарад і семінарів

19.1. Наради є організаційно-правовою формою діяльності, яка забезпечує колегіальне обговорення завдань і прийняття рішень щодо їх виконання.

19.2. Для організації навчання та методичних консультацій з керівниками виконавчих органів районної ради проводяться семінари.

19.3. Наради і семінари проводяться головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, відповідно до розподілу функціональних повноважень по мірі необхідності.

19.4. Дата, час, порядок проведення, тематика нарад і семінарів, коло запрошених осіб визначається керівником, що їх проводить.

Якщо нарада чи семінар, що проводяться в адміністративному приміщенні виконкому районної ради потребують приміщення загального користування, то це погоджується з заступником голови районної ради, а його відсутності з начальником загального відділу.

19.5. Виклик працівників на наради і семінари здійснюється телефонограмою завчасно, але не пізніше як за 1-2 дні до їх проведення (якщо рішення про нараду не прийнято в день її проведення) працівникам виконавчих органів, яким це доручено керівництвом.

Журнал телефонограм, які надходять на адресу керівництва районної ради, обліковується і зберігається у приймальні голови районної ради.

19.6. Працівником, якому доручено, завчасно розробляється план проведення наради чи семінару, готуються інші необхідні матеріали, які подаються на розгляд і затвердження відповідному керівнику не пізніше як за 1 робочий день до їх проведення.

19.7. Проведення наради фіксується у короткому протоколі, який зберігається у виконавчому органі, що проводив семінар (нараду). Оформлення протоколів покладається на працівника, що готує нараду. Контроль за своєчасним і якісним оформленням протоколів здійснює працівник, на якого покладено ці обов’язки.

19.8. За матеріалами нарад і наслідками розгляду питань по необхідності готуються проекти відповідних рішень, розпоряджень, наказів чи інших документів.

19.9. Відповідальні за проведення нарад і семінарів працівники повідомляють заступника голови районної ради,   та загальний відділ не пізніше як за 1день про дату, початок і тривалість заходу.

20. Організація роботи постійних і тимчасових комісій, утворених виконавчим комітетом

20.1. Для виконання окремих завдань в межах повноважень, передбачених законодавством, координації роботи відділів, управлінь районної ради в процесі реалізації розроблених радою програм, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів влади виконавчим комітетом та головою районної ради можуть утворюватися постійні чи тимчасові комісії.

20.2. Персональний склад комісії погоджується з керівниками виконавчих органів районної ради, заступником голови районної ради, заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради, відповідальними, відповідно до функціональних обов’язків, за питання з яких утворюється комісія та подається на розгляд Виконавчого комітету або затвердження голові районної ради разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

20.3. Якщо комісія утворюється на тривалий період для виконання завдань, що носять багаторазовий характер, то в цьому випадку розробляється і затверджується Положення про комісію органом або посадовою особою, які її утворили.

20.4. При утворенні тимчасової комісії – її завдання та повноваження визначаються в самому документі про її утворення.

Наслідки роботи комісій (їх засідань) оформляються протоколами. Для цього в складі комісій передбачається її секретар, на якого покладаються обов’язки ведення протоколів.

20.5. Прийняті комісією рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду в комісіях з тих чи інших питань можуть прийматися рішення Виконавчого комітету або розпорядження голови районної ради.

20.6. Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на керівника виконавчого органу районної ради, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

21. Порядок виготовлення печаток, штампів, бланків, користування та забезпечення їх зберігання

21.1. Районна рада, її виконавчий комітет мають гербові печатки встановлених взірців діаметром:

- районна рада - 40 мм

- виконавчий комітет - 40 мм

виготовлення яких забезпечується у встановленому порядку.

21.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовими печатками районної ради і виконавчого комітету є голова районної ради. На час його відсутності гербові печатки передаються особі, яка тимчасово виконує його функції.

21.3. Гербовою печаткою районної ради засвідчують підписи голови районної ради на оригіналах рішень і протоколів сесії районної ради, інших документів.

21.4. Гербовою печаткою виконавчого комітету районної ради засвідчують підписи голови районної ради на оригіналах рішень та розпоряджень голови районної ради, а також підписи заступника голови районної ради, заступників голови районної ради з питань діяльності виконавчого комітету районної ради, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

21.5. Виконавчі органі районної ради мають свої печатки і кутові штампи встановленого взірця, інші печатки і штампи, необхідні для роботи з документами. Виготовлення зазначених печаток і штампів забезпечує господарський відділ. Взірці печаток та кутових штампів погоджуються з головою районної ради.

21.6. Печатки і штампи зберігаються в спеціальних сейфах, металевих ящиках, що забезпечують їх надійне зберігання, та обліковуються в спеціальному журналі.

21.7. Бланки районної ради, виконавчого комітету затверджуються рішенням виконавчого комітету районної ради у встановленому порядку за зразками.

21.8 Документи, складені на бланках районної ради, підписуються головою районної ради, складені на бланках Виконавчого комітету - головою районної ради, заступником голови районної ради, заступниками з питань діяльності виконавчих органів ради. Підпис документів, складених на бланках районної ради або виконкому районної ради, іншими посадовими особами не допускається.

21.9. Управління та відділи виготовляють свої бланки. Взірці загальних бланків - затверджуються рішенням виконавчого комітету. Документи складені на бланках виконавчих органів підписують керівники виконавчих органів.

22. Порядок висвітлення роботи в засобах масової інформації

22.1. Офіційні повідомлення засобам масової інформації про діяльність Виконавчого комітету, інших виконавчих органів районної ради, постійних і тимчасових комісій, підсумки розгляду питань на нарадах та інше має право надавати організаційно-аналітичний відділ та відділ комп’ютерно-технічного забезпечення районної ради.

22.2. Дозвіл на присутність (акредитацію) представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщеннях, де проводяться постійні або тимчасові заходи, надається головою районної ради, заступником голови районної ради чи заступниками голови районної ради з питань діяльності виконавчих органів ради.

23. Підготовка і передача справ у міський державний архів

23.1. Схоронність документів у виконавчих органах районної ради забезпечується згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” начальником загального відділу.

23.2. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання та з особового складу здаються в міський державний архів загальним відділом районної ради через 2 роки після завершення справ у діловодстві.

Справи тимчасового строку зберігаються у виконавчих органах районної ради згідно з затвердженою номенклатурою справ даного підрозділу і знищуються по акту тільки з дозволу міського державного архіву.

23.3. Підготовка документів включає:

- експертизу цінності документів;

- науково-технічне опрацювання документів;

- складання історичної довідки, описів справ та ін.

23.4. При експертизі цінності документів визначається необхідність відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів створюються постійно діючі експертні комісії з числа працівників відповідного підрозділу та міського державного архіву.

23.5. В залежності від терміну зберігання документу проводиться повне або часткове оформлення справ. Оформлення справ проводиться працівником, на якого покладено обов’язки ведення діловодства. Методичну допомогу та контроль з питань оформлення справ здійснює міський державний архів.

23.6. Повному оформленню підлягають справи постійного терміну зберігання та з особового складу.

23.7. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

23.8. На всі завершені діловодством справи постійного терміну зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та належним чином оформлені, складаються описи, окремо по кожній із справ.

Опис справ постійного строку зберігання складається у чотирьох примірниках, з особового складу – у трьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню експертно-перевіряючою комісією (ЕПК) державного архіву Чернівецької області.

23.9. На стадії підготовки справ для передачі в міський державний архів працівник архіву перевіряє правильність формування і оформлення справ, відповідність їх номенклатурі справ та опису. При виявленні недоліків у формуванні та оформленні справи повертаються відповідним виконавчим органам на доопрацювання.

Прийом документів здійснюється відповідно до опису справ, в кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, номери відсутніх справ, дат прийому-передачі, а також ставиться підпис працівника міського державного архіву та особи, яка передала справи.

Прийом справ на державне зберігання проводиться в приміщенні міського державного архіву в присутності працівника відповідного органу з дотриманням встановлених правил. У разі виявлення відсутніх справ, керівник виконавчого органу районної ради зобов’язаний вжити заходів до їх розшуку та притягнення винних у цьому до відповідальності відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.